Ako vybrať Power BI licencie

Pri používaní Power BI vo firme budete riešiť, ako vybrať a skombinovať rôzne typy licencií, najmä Power BI Free, Power BI Pro, a Power BI Premium per user. V tomto článku nájdete návod a tipy, ako sa vyznať a skombinovať tieto licencie, teda ako získať čo najviac úžitku za čo najmenšiu platbu.

Tento článok je súčasťou série

Power BI návody od BlueNumbers

Obsah článku

Základy ku Power BI licenciám, užívateľom, aj častiam Power BI
Ako nakombinovať Power BI licencie
Kontaktovať Power BI konzultantov

Základy k Power BI licenciám, užívateľom, aj Power BI častiam

Základné typy licencií (Free, Pro, Premium...)

Power BI licencie sa prideľujú na usera / užívateľa. Najčastejšie sa stretnete s licenciami:

Power BI Unlicenced (Bez Microsoft konta / Bez licencie)
Power Bi Free (Licencia Zdarma / Bez platby)
Power BI Pro (Základná platená licencia, cena 8,40€ bez DPH mesačne na užívateľa)
Power BI Premium per user (Drahšia a vylepšená platená licencia, cena 16,90€ bez DPH mesačne na užívateľa)
Power BI Premium (Táto licencia je príliš drahá, 4200€ MESAČNE bez DPH, máte vlastný Power BI server, ale kvôli cene používajú túto licenciu iba nadnárodné korporáty, banky, poisťovne atď.)

Základné časti Power BI

Power BI od Microsoftu má dve základné prostredia, a to:

Power BI Desktop (Spustiteľná aplikácia pre Windows)
Power BI Service (Power BI cez webový prehliadač / Power Bi Cloud)

Power BI Desktop

Je to aplikácia, ktorú si nainštalujete priamo do vášho počítača s Windows
Inštalujete ju cez Microsoft Store alebo Microsoft Downloads
Power BI Desktop je prostredie pre administrátora alebo plného tvorcu Power BI reportov so všetkými právami
Power BI Desktop je BEZPLATNÝ
Power BI Desktop môžete používať aj bez licencie, a to tak, že odkliknete prihlasovacie okno
Preto Power BI Desktop bez platenia používajú najmä študenti, učitelia univerzít a menšie firmy. A študenti a učitelia ho používajú práve preto, že Power BI Desktop je bezplatný.
Môj odhad: Power BI Desktop aj naďalej ostane bezplatný, pretože pomáha budovať marketing a zväčšovať počet užívateľov Power BI. Tak spoločnosť Microsoft šetrí obrovské peniaze na marketingu Power BI, a poráža konkurenciu.
Power BI Desktop je iba pre Windows
NEexistuje verzia Power BI Desktop pre Apple / Mac

Power BI Desktop nainštalujete z linku

https://powerbi.microsoft.com/en-us/downloads/

Power BI Service (Cez prehliadač)

Je to platená časť Power BI
Nazývam ju aj Power BI Cez prehliadač alebo Power BI Cloud
Jej použitie začína tam, kde chcete riešiť odlišné práva a prístupy pre rôznych ľudí vo firme
Vďaka Power BI Service niektorí ľudia môžu vidieť reporty a iní už nie.
Power BI Service má aj podčasti

Základné podčasti Power BI Service (Cez prehliadač)

Power BI Service klasické okno (Workspaces)
- Je to okno, v ktorom dokážete nastavovať, publikovať, mazať reporty pre rôzne skupiny užívateľov (Workspaces). Nastavujete tam práva. Každý pokročilý užívateľ má obvykle prístup do tohto prostredia
Power BI Apps
- Je pre užívateľov, ktorí môžu iba prezerať reporty, ktoré niekto urobil v Power BI Service klasikom okne
- Cez Power BI Apps môžete maximálne filtrovať report
- Na ľavom okraji Power BI Apps okna uvidíte modrý pás
Power BI Export reportov cez externé linky
- Kolegom a viete poslať aj link na váš report, a tak zazdieľať iba konkrétny report. Následne si vaši kolegovia vedia otvoriť tento report v prehliadači.
- Všetky verejné Power BI reporty na BlueNumbers nastavujeme cez toto zdieľanie linkov
- Príklady reportov: https://www.bluenumbers.sk/ukazkove-power-bi-reporty/

Ako určiť kategórie Power BI užívateľov

Power BI licencie potrebujete nastaviť podľa toho, akých užívateľov máte vo firme

Základné kategórie Power BI užívateľov sú:

Power BI Administrator (má plné práva pre všetky reporty aj všetky Power BI nastavenia)
Power BI Developer / Pokročilý užívateľ (Dokáže meniť a nastavovať reporty)
Power BI Viewer / Prezerač reportov (Iba si chce pozrieť reporty, ktoré videli iní. Má prístup iba k niektorým vybraným reportom)
Manažér firmy (Obvykle chce mať plné práva ku všetkým reportom, ale často ich iba prezerá)

Užívateľov Power BI vieme zhrnúť aj do dvoch základnejších kategórií

Power BI Developer (Upravuje reporty)
Power BI Viewer (Prezerá reporty)

Použiť Power BI Pro alebo Power BI Premium per User

Power BI Pro

Power BI Pro je platená licencia, ktorá postačí väčšine firiem
Vrámci licencie máte 8 automatizovaných refreshov denne na report
Máte možnosť dostatočne veľkých súborov
Cena je 8,4€ mesačne bez DPH na užívateľa

Power BI Premium per User

Tieto licencie využívajú firmy, ktorým obvykle nestačí iba 8 refreshov denne na report.
Pri Power BI Premium per user je limit 48 refreshov za deň
Power BI Premium per user umožňuje aj možnosti realtime analytiky
Cena je 16,90€ mesačne bez DPH na užívateľa

Ako nakombinovať Power BI licencie

Keď máte záujem zabezpečiť Power BI reporty pre vašich ľudí vo firme, chcete naplniť tri ciele:

Aby Power BI reporty mohli upravovať Power BI Developers (skúsenejší ľudia),
Aby sa k Power BI reportom dostali Power BI Viewers (Prezerači),
Aby ste zaplatili spolu čo najmenej za licencie

Prehľad Power BI licencií a prístupov k nim

Typ licencie	Unlicenced	Power BI Free	Power BI Pro
Popis licencie	Vie sa dostať do Power BI častí, kde netreba heslo ani účet	Vie sa dostať aj do niektorých Power BI častí s potrebou hesla	Má plný prístup k Power BI reportom a nastaveniam
Cena	zdarma	zdarma	8,40€ mesačne / užívateľ
Prístupy
Power BI Desktop	Áno	Áno	Áno
Power BI Service	Nie	Čiastočne, veľmi obmedzené prístupy	Plný prístup
Power BI Apps	Nie	Môže prezerať Apps	Môže tvoriť Apps
Power BI Report linky	Vie prezerať reporty bez hesla	Vie prezerať reporty aj s heslom	Áno, vie linky na reporty aj vytvoriť a spravovať

Vaše možnosti obvykle sú:

Používať iba Power BI Desktop
Použiť jednu Power BI licenciu
Vhodne nakombinovať Power BI Pro licencie
Vhodne nakombinovať Power BI Pro a Apps
Kombinácia akejkoľvek z možností vyššie
Kombinácia pre nadnárodné korporácie

Ak použijete iba Power BI Desktop

Výhody:
- Power BI Pro licencie nepotrebujete
- Neplatíte nič za licencie
Nevýhody:
- Každý z vašich ľudí má neobmedzený developerský prístup k reportom
- Nízka bezpečnosť, pretože každý z vašich ľudí vidí všetky reporty, a zároveň každý z vašich ľudí má aj prístup k vašej databáze, a môžu vidieť aj to, čo by bežne nemali
- Niekedy sa udeje to, že jeden z užívateľov dokáže pokaziť celofiremné Power BI reporty
Zhodnotenie
- Power BI Desktop používate ak iba začínate s Power BI, alebo ste jediný používateľ Power BI (Napr. Študent)

Ak použijete jednu Power BI licenciu

Využijete tak dva typy užívateľov
- Power BI developer môže meniť reporty, má aj Power BI Desktop, aj Power BI licenciu Free alebo Power BI Pro
- Power BI viewer dostane iba link na report, a preto nemôže report upravovať, report môže iba prezerať
Výhody
- Platíte iba jednu Power BI licenciu
- Máte už oddelených Power BI developerov a Power BI Viewers
Nevýhody
- Nízka bezpečnosť, pretože vaše linky na reporty môže niekto z vašich ľudí preposlať iným, a tak sa tieto reporty môžu dostať von z vašej firmy, napríklad aj ku konkurencii
Zhodnotenie
- Toto je väčšinou prechodný stav, kedy už testujete Power BI v menšom tíme vo firme

Ak použijete Power BI Pro licencie

Vaše riešenie je drahšie, platíte licenciu pre každého užívateľa, ktorý bude mať Power BI
Výhody
- Máte plné možnosti tvorby reportov, rolí, aj nastavení viditeľnosti
- Viete nastaviť kto má vidieť (Viewer) a kto nevidieť, a kto môže upravovať reporty (Developer)
- Plne využívate Power BI Workspaces
- Viete využívať aj Power BI Apps
- Je to najviac bezpečné riešenie
Nevýhody
- Je to aj najdrahšie riešenie
- Platíte Power BI Pro licenciu pre každého užívateľa
Zhodnotenie
- Používate ho vo firmách, kde je už Power BI zabehnuté, je potreba na vyššiu bezpečnosť a je rozpočet na licencie

Ak použijete Power BI Pro, Power BI Free a Power BI Apps

Hľadáte ten zlatý stred, kedy kombinujete licencie Power BI Pro a Power BI Free
Využijete, že Power BI Apps si môžu pozrieť aj ľudia s Power BI Free licenciou
Výhody
- Máte rozumnú kombináciu vysokej bezpečnosti a nízkej ceny licencií
- Power BI Pro licencie majú Power BI Developeri
- Power BI Free licencie majú Power BI Viewers, môžu vidieť iba Apps, a môžu ich byť až stovky
Nevýhody
- Máte menej možností ako pri Power BI Pro licenciách
- Nemôžete používať Workspaces, pretože ľudia s Free licenciou ich neotvoria

Kombinácie možností vyššie

Preskúmajte si možnosti vyššie, a skúste nájsť zlatý stred

Kombinácia možností pre korporácie

Štandardne korporáty priradia Power BI Free konto každému, kto má aj Office 365 konto. Teda Power BI Free konto majú stovky užívateľov
Power BI Pro konto majú iba ľudia, ktorí tvoria Power BI reporty a Power BI Apps
Power BI Pro konto majú aj celé tímy ľudí, ktoré často využívajú Power BI, napríklad tímy kontrolerov, analytikov, účtovníkov
Ľudia s Free kontom si môžu iba prezerať Apps

Rozdelenie korporátnych Workspaces

Jedno workspace / Apps je celopodnikové, obsahuje univerzálne reporty, alebo grafické šablóny pre Power BI
Veľké workspace patria krajinám alebo veľkým oddeleniam
Malé workspace patria tímom, kde sa kolegovia vzájomne poznajú